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Clean Desk, klarer Kopf: Wie Ordnung am Arbeitsplatz das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigert
Ordnung als Erfolgsfaktor am Arbeitsplatz
In Debatten rund um moderne Arbeitswelten taucht ein Thema immer häufiger auf: der Clean Desk. Aber was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Clean Desk“?
Eine Clean-Desk-Policy sieht vor, dass Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze zum Feierabend oder bei längerer Abwesenheit frei von Unterlagen und persönlichen Gegenständen hinterlassen. Dazu gehört das Aufräumen von Dokumenten, Notizen, Visitenkarten und Privatgegenständen (Robert Sheldon, 2024).
Was bedeutet Clean-Desk-Policy?
Diese Praxis fördert nicht nur Ordnung, sondern hat auch erhebliche Vorteile für die Effizienz und Sicherheit am Arbeitsplatz. Früher war die Einführung einer Clean-Desk-Richtlinie hauptsächlich eine Entscheidung der Geschäftsleitung.
Heute dienen solche Richtlinien vor allem dazu, sicherzustellen, dass keine wichtigen Dokumente liegen bleiben und die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit eingehalten werden. Ein weiterer Grund für die Einführung von Clean-Desk-Richtlinien ist, dass sie eine grundlegende Voraussetzung für die Umsetzung von Desk-Sharing-Systemen darstellen.
Effizienz und Sicherheit durch einen sauberen Arbeitsplatz
Solche Desk-Sharing-Systeme erfordern einen aufgeräumten Arbeitsplatz, um flexibel genutzt werden zu können. In flexiblen Büroumgebungen ist eine Clean-Desk-Policy unverzichtbar, um mögliche Konflikte zu vermeiden und eine harmonische Arbeitsatmosphäre zu fördern. Sie sorgt dafür, dass gemeinsame Arbeitsbereiche stets ordentlich und einladend bleiben, was die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden aller Mitarbeitenden unterstützt (Robert Sheldon, 2024).
Ein sauberer und organisierter Arbeitsplatz bietet zahlreiche Vorteile, die nicht nur die persönliche Produktivität fördern, sondern auch das gesamte Arbeitsumfeld positiv beeinflussen.Durch eine gute Organisation sparen Mitarbeitende Zeit und senken Kosten: Sie verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten und Materialien, was ihre Produktivität spürbar steigert.
Produktivität durch Organisation: Wie ein Clean Desk Zeit spart
Gleichzeitig fördert ein aufgeräumter Schreibtisch die Konzentration und reduziert Ablenkungen, wodurch die Effizienz weiter zunimmt. Studien zeigen, dass Angestellte täglich bis zu 2,5 Stunden mit der Suche nach Informationen verbringen – eine Zeit, die durch Ordnung deutlich eingespart werden kann (Jochen Mai, 2024).
Ordnung als Beitrag zu Sicherheit, Professionalität und Wohlbefinden
Eine Clean-Desk-Policy sorgt außerdem für mehr Datenschutz und Sicherheit, indem sie gewährleistet, dass vertrauliche Dokumente sicher aufbewahrt werden und nicht in falsche Hände geraten. Besonders in Büros mit häufigem Kundenkontakt oder in sensiblen Branchen wie dem Finanzsektor ist dies von großer Bedeutung (Jochen Mai, 2024). Zudem trägt ein aufgeräumtes Büro zu einem professionellen Erscheinungsbild bei: Es hinterlässt beim Kunden und Besuchern einen positiven Eindruck und signalisiert ein strukturiertes, effizientes Arbeitsumfeld, das Vertrauen schafft und die Professionalität des Unternehmens unterstreicht.
Wenn von den positiven Vorteilen der Einführung einer Clean-Desk-Policy die Rede ist, darf der psychologische Effekt auf die Mitarbeitenden nicht außer Acht gelassen werden. Ein sauberer Arbeitsplatz fördert die Gesundheit und reduziert Krankheitstage, da Sauberkeit das Risiko von Infektionen und Krankheiten verringert. Dies führt zu einer niedrigeren Ausfallrate und einem gesünderen Arbeitsklima.
Darüber hinaus wirkt sich die eingeführte Ordnung positiv auf die mentale Belastung aus. Ein unordentlicher Arbeitsplatz wird häufig als zusätzliche Stressquelle wahrgenommen, während eine saubere und organisierte Umgebung diese Last deutlich mindert. Weniger Stress fördert das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und trägt zu einer produktiveren sowie zufriedeneren Belegschaft bei (Jaqueline Post, 2024).
Wie lässt sich die Einführung der Clean-Desk-Policy konkret in den Tagesablauf eines Mitarbeitenden integrieren?
Clean Desk im Arbeitsalltag: Ein Beispieltag
Ein typischer Arbeitstag in einem hybriden Arbeitsmodell mit Desk-Sharing kann wie folgt strukturiert werden:
Morgens bzw. am Tag vorher: Schreibtisch buchen
- Schreibtischbuchung: Vor dem Bürotag nutzen Mitarbeitende eine Buchungsplattform, wie zum Beispiel goconut, um einen freien Schreibtisch zu reservieren. Dies kann über eine App oder ein Online-System erfolgen, das die Verfügbarkeit anzeigt und die Buchung erleichtert.
- Je nach Modell können Mitarbeitende täglich wählen, ob sie im Büro oder remote arbeiten möchten, was ihnen Flexibilität bietet.
Ankunft im Büro:
- Nach der Ankunft im Büro nehmen die Mitarbeitenden an ihrem gebuchten Arbeitsplatz Platz. Sie richten ihren Arbeitsplatz nach ihren individuellen Bedürfnissen ein, zum Beispiel durch die Anpassung des höhenverstellbaren Schreibtisches und des ergonomischen Stuhls.Zuvor holt jede*r Mitarbeitende, deren persönliche Gegenstände aus ihren eigenen Schließfächern.
Produktive Arbeitszeit
- Konzentrierte Arbeit: Die einheitliche Ausstattung der Arbeitsplätze mit Monitoren, Docking-Stationen und weiteren Geräten fördert eine hohe Produktivität.
- Bei Bedarf können Mitarbeitende Meetingräume buchen oder sich in Kreativzonen treffen, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten.
Abends: Aufräumen und Verlassen des Büros
- Clean Desk Policy umsetzen: Am Ende des Arbeitstags räumen Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz auf, verstauen persönliche Gegenstände und Dokumente sicher, um den Schreibtisch für den nächsten Nutzer vorzubereiten.
- Eine Möglichkeit zur sicheren Aufbewahrung persönlicher Gegenstände könnte die Einführung von Lockerschränken sein. In den Fächern kann jede*r Mitarbeitende seine Materialien abschließen.
Clean Desk als Teil der Unternehmenskultur
Wie der beispielhafte Tagesablauf zeigt, kann Ordnung ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Ein Clean Desk stärkt das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeitenden, indem jeder Einzelne dafür verantwortlich ist, eine Grundordnung im Büro zu wahren und so zu einem effizienten Arbeitsumfeld beizutragen. Um diesen Tagesablauf für die Mitarbeitenden weiter zu vereinfachen, ist ein Workplace-Management-Tool unerlässlich, da es die Möglichkeit bietet, freie Arbeitsplätze zu buchen.
Abschließend lässt sich sagen, dass die Einführung einer Clean-Desk-Policy zahlreiche Vorteile für Mitarbeitende und Unternehmen mit sich bringt. Sie fördert eine effiziente Arbeitsweise, steigert die Produktivität und trägt zu einem gesünderen sowie stressfreieren Arbeitsumfeld bei. Durch die Integration von Prinzipien wie Minimalismus, papierloser Arbeit und der Nutzung von Workplace-Management-Tools lässt sich Ordnung am Arbeitsplatz nachhaltig sicherstellen. Dies stärkt das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeitenden und fördert eine positive Unternehmenskultur. Ein sauberer und gut organisierter Arbeitsplatz ist somit nicht nur ein Zeichen von Professionalität, sondern auch ein entscheidender Faktor für das Wohlbefinden und die Effizienz der gesamten Belegschaft.
Hast du nun Interesse, Clean-Desk-Policies und Desk-Sharing in deinem Unternehmen zu implementieren?
Dann melde dich gerne für eine unverbindliches Gespräch mit uns oder teste direkt unsere kostenlose Demoversion.
Quellen
https://www.computerweekly.com/de/definition/Clean-Desk-Policy-CDP
https://karrierebibel.de/clean-desk-policy/
