Du möchtest uns kontaktieren?
Wir freuen uns von dir zu hören.
goconut Vorstellung
Bitte wähle einen Tag aus dem Kalender aus.
Arbeitsplatzbuchung leicht gemacht: Warum Desksharing-Tools die Zukunft des Büros sind
Zuallererst ist es wichtig zu klären, was eigentlich Desksharing ist. Die meisten Menschen, die in der Arbeitswelt tätig sind, haben vermutlich schon einmal davon gehört.
Desksharing ist ein Konzept der Arbeitsorganisation, bei dem ein Arbeitsplatz von verschiedenen Mitarbeitenden genutzt wird. Die Grundidee ist, dass Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz haben, sondern täglich die Möglichkeit besteht, ihren Arbeitsplatz neu zu wählen.
Gründe für die Einführung von Desksharing-Tools
Um dieses Konzept effektiv umzusetzen, benötigt es ein Desksharing-Tool, das Transparenz schafft und die Organisation erleichtert. Ein solches Tool ermöglicht es, zu sehen, wo sich der jeweilige Mitarbeitende gerade befindet. Zudem können Arbeitsplätze einfach gebucht werden, sodass jeder den Arbeitsplatz wählen kann, der am besten zur aktuellen Arbeitssituation passt.
- Transparenz im Unternehmen: Desksharing schafft eine bessere Übersicht und fördert die Kommunikation.
- Kosteneffizienz: Unternehmen können bis zu 30 % ihrer Kosten einsparen, indem sie Büroflächen reduzieren und effizienter nutzen.Besonders in hybriden Arbeitsmodellen wird die vorhandene Bürofläche effizienter genutzt
- Flexibilität: Mitarbeitende können täglich den für ihre Aufgaben am besten geeigneten Arbeitsplatz wählen, was Kreativität und Produktivität steigert.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Der regelmäßige Wechsel der Arbeitsplätze fördert den abteilungsübergreifenden Austausch und Informationsfluss.
- Abbau von Hierarchien: Wenn alle Mitarbeitenden, einschließlich Führungskräfte, am Desksharing teilnehmen, werden Hierarchien abgebaut.
- Steigerung der Konzentration: Clean Desks und personalisierungsfreie Arbeitsplätze können die Konzentration der Mitarbeitenden fördern.
Herausforderungen ohne Desksharing-Tool
Ohne ein Desksharing-Tool können logistische Probleme und Produktivitätsverluste den Arbeitsalltag erschweren: Es kann schwierig sein, einen freien Arbeitsplatz zu finden, besonders zu Stoßzeiten. Dies führt zu Zeitverlust und Frustration bei den Mitarbeitenden. Die tägliche Einrichtung des Arbeitsplatzes und die Suche nach benötigten Ressourcen können die Produktivität beeinträchtigen.
Ein Desksharing-Tool ist daher unerlässlich, um stets einen Überblick über freie Plätze und Ressourcen zu haben. Mit goconut kannst du nicht nur Schreibtische, sondern auch Besprechungsräume, den Fuhrpark oder mobile Whiteboards flexibel buchen.
Maximale Effizienz: Wie smarte Tools Büroflächen und Teamwork optimieren
Moderne Technologien wie Desk- und Raum-Management-Systeme machen es möglich: Büroflächen werden effizienter genutzt, Leerstand minimiert und Kosten gesenkt. Displays an Besprechungsräumen oder Arbeitsplätzen zeigen in Echtzeit, ob diese verfügbar sind – das spart Zeit und fördert einen reibungslosen Ablauf.
Gleichzeitig profitieren Teams von der Flexibilität, dort zu arbeiten, wo sie am produktivsten sind – sei es für ruhige Einzelarbeit oder den direkten Austausch mit Kollegen. Datenbasierte Analysen helfen Unternehmen, fundierte Entscheidungen zur Optimierung zu treffen und eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die Effizienz und Zusammenarbeit ideal verbindet.
Mit diesen Tools kannst du außerdem erkennen, ob es an bestimmten Arbeitsplätzen an Ausstattung mangelt, und diese gezielt verbessern.
Die Features einer modernen Arbeitsplatzbuchungslösung im Überblick
Eine moderne Arbeitsplatzbuchungslösung bietet zahlreiche Features, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Büroorganisation optimieren:
- Echtzeit-Verfügbarkeit: Mitarbeitende sehen sofort, welche Arbeitsplätze oder Besprechungsräume verfügbar sind, und können diese direkt buchen.
- Intuitive Buchungsplattform: Arbeitsplätze können unkompliziert über eine App, ein Webportal oder Displays im Büro reserviert werden – spontan oder langfristig im Voraus.
- Personalisierte Platzwahl: Mitarbeitende wählen Plätze, die ihren individuellen Bedürfnissen entsprechen, wie ruhige Zonen, Plätze in der Nähe von Teammitgliedern oder spezielle Ausstattung.
- QR-Code und Check-In-Funktion: Mit QR-Codes am Arbeitsplatz können Buchungen schnell bestätigt werden. Dies sorgt für valide Nutzungsdaten und verbessert die Analyse der Flächennutzung.
- Integration in Kalender: Die Buchung wird nahtlos in bestehende Tools wie Outlook oder Google Workspace integriert, um Meetings und Arbeitspläne optimal abzustimmen.
- Standortübergreifende Flexibilität: Unternehmen mit mehreren Standorten ermöglichen es Mitarbeitenden, Arbeitsplätze auch in anderen Büros zu buchen – ideal für hybride Modelle und mobile Teams.
Praxisbeispiel: Erfolgreiche Implementierung von Desksharing-Tools
Wenn du wissen möchtest, wie eine erfolgreiche Implementierung eines Desksharing-Tools in einem traditionellen Unternehmen aussieht, schau dir unseren Blogbeitrag an: Hier erfährst du, wie goconut bereits erfolgreich in einer klassischen Volksbank eingesetzt wurde.
Zukunftsaussichten: Flexibilität und neue Arbeitsmodelle
Die Zukunft der Arbeit ist geprägt von Remote Work, hybriden Modellen und einer starken Individualisierung der Arbeitsverhältnisse. Flexible und digitale Ansätze ermöglichen es Unternehmen, besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen.
Gleichzeitig rückt Nachhaltigkeit in den Fokus. Ein ganzheitlicher Ansatz, der Technologie, Ökologie, Ökonomie und Humanität verbindet, wird entscheidend, um den Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Flexibilität und Nachhaltigkeit bilden so die Grundlage für zukunftssichere Arbeitsmodelle (Berger, 2024).
Fazit: Effizienz, Flexibilität und grenzenlose Möglichkeiten
Desksharing-Tools revolutionieren deinen Büroalltag, indem sie nicht nur Arbeitsplätze, sondern auch Besprechungsräume, Parkplätze, mobile Whiteboards oder sogar den Fuhrpark buchbar machen. Sie bieten dir maximale Flexibilität und helfen dir, die Ressourcen deines Unternehmens optimal zu nutzen.
Nutze die Chance, deine Büroorganisation auf ein neues Level zu heben – buche jetzt deine Demo und erlebe, wie goconut auch bei dir funktionieren kann!
Quellen: https://www.stepstone.de/e-recruiting/hr-wissen/arbeitsmarkt/arbeitswelt-2030-studie/
