Digitale Arbeitsplatzbuchung im Unternehmen: Wann eine Betriebsvereinbarung Pflicht ist

Die moderne Arbeitswelt ist flexibel, digital und oft hybrid. Mitarbeitende kommen nicht mehr täglich ins Büro, sondern teilen sich Arbeitsplätze, planen ihre Anwesenheiten und koordinieren Besprechungsräume flexibel. Tools wie goconut ermöglichen genau das: eine einfache, digitale Buchung und Organisation des Arbeitsplatzes.

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Was viele Unternehmen dabei jedoch übersehen: Die Einführung solcher Systeme ist in der Regel mitbestimmungspflichtig. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden – etwa bei der Buchung eines Schreibtischs oder der freiwilligen Arbeitszeiterfassung – ist eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat erforderlich.

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Rechtlicher Rahmen: Warum Software zur Arbeitsplatzverwaltung mitbestimmungspflichtig ist

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Das deutsche Betriebsverfassungsgesetz verpflichtet Unternehmen, bei der Einführung technischer Systeme zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. Auch wenn ein Workplace-Management-Tool wie goconut nicht zur Kontrolle gedacht ist, kann allein die Möglichkeit zur Auswertung – etwa über Anwesenheiten oder Buchungshäufigkeit – rechtlich ausreichen, um eine Mitbestimmungspflicht auszulösen.

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Diese Rechtsprechung wurde in mehreren Gerichtsurteilen bestätigt:

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• So entschied das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg im Dezember 2024, dass die Einführung eines Desk-Sharing-Systems mit Clean-Desk-Policy mitbestimmungspflichtig ist. Das Gericht bestätigte, dass der Betriebsrat in solchen Fällen ein Mitbestimmungsrecht hat, da technische Systeme zur Organisation und Überwachung des Arbeitsplatzes personenbezogene Daten verarbeiten.
  
  
• Auch das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass bei der Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme der Betriebsrat mitbestimmen muss. Zwar besteht kein Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung, jedoch ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch solche Systeme mitbestimmungspflichtig (Quelle).
  
  

Diese Urteile verdeutlichen, dass digitale Systeme, die personenbezogene Daten erfassen und verarbeiten – wie es bei Tools zur Arbeitsplatzbuchung oder Zeiterfassung der Fall ist – unter die Mitbestimmung des Betriebsrats fallen.

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Betriebsvereinbarung für digitale Tools: Was muss geregelt werden

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Damit die Einführung rechtssicher und vertrauensvoll gelingt, sollte eine Betriebsvereinbarung die konkreten Zwecke der Nutzung definieren, also etwa die Buchung von Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen. Ebenso muss klar beschrieben sein, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, darunter etwa Name, Buchungszeiten oder Teamzugehörigkeit. Der Zugriff auf diese Daten sollte auf klar benannte Personengruppen wie IT oder HR beschränkt sein. Wichtig ist auch, dass keine Leistungs- oder Verhaltensüberwachung erfolgt, was durch entsprechende Zweckbindungen und Auswertungsvorgaben klargestellt wird. Ergänzend sollte geregelt sein, wie lange Daten gespeichert werden dürfen, wann sie gelöscht oder anonymisiert werden und wie Änderungen am System mit dem Betriebsrat abgestimmt werden müssen.

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Best Practice: So gelingt die Einführung mit dem Betriebsrat

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Ein erfolgreicher Einsatz beginnt mit Transparenz. Unternehmen sollten den Betriebsrat frühzeitig einbinden und gemeinsam eine Vereinbarung formulieren, die den tatsächlichen Funktionsumfang des Tools beschreibt. Anbieter wie goconut unterstützen den Prozess häufig durch fertige AV-Verträge, Datenschutzhinweise und Vorlagen für Betriebsvereinbarungen. So lassen sich Abstimmungen effizient gestalten und zugleich das Vertrauen aller Beteiligten stärken.

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Fazit: Workplace-Management-Tools rechtskonform einsetzen

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Digitale Tools zur Arbeitsplatzbuchung wie goconut sind aus dem hybriden Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken. Doch wer sie ohne geregelte Betriebsvereinbarung einführt, riskiert rechtliche Unsicherheiten und Widerstand im Unternehmen. Mit einer sauber ausgearbeiteten Vereinbarung sichern Unternehmen nicht nur die Zustimmung des Betriebsrats, sondern fördern auch Akzeptanz, Klarheit und Datenschutz. So wird aus Technik ein echter Mehrwert für alle.

Du möchtest eine Vorlage oder Unterstützung bei der Abstimmung mit dem Betriebsrat? Dann melde dich gern – wir beraten dich rund um den Einsatz von digitalen Arbeitsplatzbuchungssystemen.